Praxiserprobte Anwendungsfälle

Entdecken Sie konkrete Automatisierungslösungen, die wir erfolgreich für unsere Kunden implementiert haben, sowie weitere Automatisierungsideen für verschiedene Branchen und Funktionen.

Konkrete Umsetzungen

Echte Projekte aus unserer Praxis - mit detaillierten Informationen zu Herausforderungen, Lösungsansätzen und Ergebnissen.

Automatischer Abgleich von Auftragsbestätigungen und Bestellungen

Fertigungsunternehmen

Problem

In der Fertigung fordern Kunden häufig Auftragsbestätigungen an, um Verfügbarkeit, korrekte Datenübertragung und Liefertermine sicherzustellen. Diese müssen aufwändig Zeile für Zeile mit der zugehörigen Bestellung verglichen werden - ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger manueller Prozess. Bei Just-in-Time/Lean-Manufacturing kann eine übersehene Mengenabweichung im schlimmsten Fall zum Stillstand der Produktionslinie führen, Preisabweichungen können zu Liquiditätsproblemen führen. Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben ist entscheidend.

Lösung

Mit modernster KI-Technologie implementierten wir eine Automatisierungslösung unter Verwendung der UiPath-Plattform und OpenAI GPT-KI-Modellen zur automatischen Erfassung von Auftragsbestätigungen und deren Abgleich mit Bestellungen.

Prozessablauf

  1. 1
    Auftragsbestätigungen aus E-Mail-Anhängen oder einem Hot-Folder abrufen
  2. 2
    Digitalisierung mittels UiPath OCR
  3. 3
    Bestellnummer aus dem Dokument mittels regulärer Ausdrücke suchen und Bestelldaten aus dem ERP-System abrufen
  4. 4
    Gut strukturiertes Prompt zusammen mit Dokument und Bestelldaten für intelligenten Datenvergleich an das LLM senden
  5. 5
    Bei Abweichungen Daten über Abweichung, Extraktionsdaten und Dokument an eine benutzerdefinierte App im UiPath Action Center für Human-in-the-Loop-Review senden
  6. 6
    Ohne Abweichungen oder nach menschlicher Überprüfung die Auftragsbestätigung im ERP-System ProAlpha anlegen

Vorteile

  • Einsparung von durchschnittlich ca. 5 Minuten manueller Bearbeitungszeit pro Bestellung, insgesamt Tausende von Personenstunden pro Jahr (geschätzte Einsparungen von ca. €150.000/Jahr bei Implementierungskosten <€50.000)
  • Reduzierte Fehlerrate durch ausschließliche Anzeige möglicher Abweichungen an menschliche Benutzer
  • Geringes Risiko von KI-Halluzinationen oder Fehlfunktionen durch strukturierte Ein- und Ausgabe sowie reinen Vergleich von im Kontext vorhandenen Daten

Herausforderungen

  • Komplexe End-to-End-Lösung
  • Robustheit (sicherstellen, dass Auftragsbestätigungen nicht verloren gehen, KI liefert manchmal nicht wohlformatierte Daten)
  • Viele Sonderfälle: unterschiedliche Beschreibungen, fehlende Artikelcodes, eine AB für mehrere Bestellungen, verschiedene Maßeinheiten, Kopfdaten in Artikeltabelle, lange Artikellisten (>100 Positionen)

Mögliche Erweiterungen

  • Direkte Kommunikation mit Lieferanten bei Abweichungen durch KI-generierte Nachrichten
  • Verfolgung fehlender Auftragsbestätigungen durch Integration in Purchase-to-Pay-Prozess
  • Vier-Wege-Abgleich mit Rechnung und Lieferschein für vollständige Dokumentation
  • Gleicher Ansatz für Drei-Wege-Abgleich ohne Auftragsbestätigung
  • Anbindung an weitere ERP-Systeme und E-Procurement-Plattformen
  • Optional: UiPath Document Understanding für Rechnungsdatenextraktion anstelle eines LLM verwenden
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Weitere Automatisierungsideen

Hochwertige Anwendungsfälle und Automatisierungsideen, gruppiert nach Kontext und Branche.

Fertigung & Produktion

  • Automatisierte Qualitätskontrolle mit Bildverarbeitung und KI
  • Intelligente Bestandsverwaltung und Nachbestellungsautomatisierung
  • Vorausschauende Wartung basierend auf Sensordaten
  • Automatisierte Produktionsplanung und -optimierung
  • Automatisierte Compliance-Berichterstattung für Fertigungsstandards

Finanzwesen & Buchhaltung

  • Automatisierte Kontenabstimmung zwischen verschiedenen Systemen
  • Intelligente Finanzberichterstattung und Dashboards
  • Automatisierte Spesenabrechnung und Genehmigungsworkflows
  • End-to-End Rechnungsverarbeitung von Eingang bis Zahlung
  • Automatisierte Risikobewertung und Compliance-Überwachung

Personalwesen

  • KI-gestützte Bewerbungsvorauswahl und Kandidatenbewertung
  • Automatisierte Onboarding-Prozesse für neue Mitarbeiter
  • Intelligente Gehaltsabrechnung und Steuerberechnung
  • Automatisierte Leistungsbewertung und Feedback-Systeme
  • HR-Compliance-Überwachung und Berichterstattung

Vertrieb & Marketing

  • Automatisierte Lead-Qualifizierung und -Weiterleitung
  • Intelligente CRM-Datenpflege und Kundensegmentierung
  • Automatisierte Angebotserstellung und Preiskalkulation
  • KI-gestützte Marketingkampagnen und Personalisierung
  • Automatisierte Verkaufsanalyse und Prognosen

IT & Systemadministration

  • Automatisierte Systemüberwachung und Incident Response
  • Intelligente Software-Deployment und Rollback-Mechanismen
  • Automatisierte Backup-Überwachung und Disaster Recovery
  • KI-gestützte Sicherheitsüberwachung und Bedrohungserkennung
  • Automatisierte IT-Support-Tickets und Lösungsvorschläge

Kundenservice

  • Intelligente Chatbots für 24/7 Kundensupport
  • Automatisierte Ticket-Klassifizierung und -Weiterleitung
  • Automatisierte Kundenzufriedenheitsumfragen und -analyse
  • KI-gestützte Wissensdatenbank und Antwortvorschläge
  • Intelligente Eskalationsprozesse für kritische Fälle

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