Automatischer Abgleich von Auftragsbestätigungen und Bestellungen

Fertigungsunternehmen

Problem

In der Fertigung fordern Kunden häufig Auftragsbestätigungen an, um Verfügbarkeit, korrekte Datenübertragung und Liefertermine sicherzustellen. Diese müssen aufwändig Zeile für Zeile mit der zugehörigen Bestellung verglichen werden - ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger manueller Prozess. Bei Just-in-Time/Lean-Manufacturing kann eine übersehene Mengenabweichung im schlimmsten Fall zum Stillstand der Produktionslinie führen, Preisabweichungen können zu Liquiditätsproblemen führen. Fehler frühzeitig zu erkennen und zu beheben ist entscheidend.

Lösung

Mit modernster KI-Technologie implementierten wir eine Automatisierungslösung unter Verwendung der UiPath-Plattform und OpenAI GPT-KI-Modellen zur automatischen Erfassung von Auftragsbestätigungen und deren Abgleich mit Bestellungen.

Prozessablauf

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    Auftragsbestätigungen aus E-Mail-Anhängen oder einem Hot-Folder abrufen
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    Digitalisierung mittels UiPath OCR
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    Bestellnummer aus dem Dokument mittels regulärer Ausdrücke suchen und Bestelldaten aus dem ERP-System abrufen
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    Gut strukturiertes Prompt zusammen mit Dokument und Bestelldaten für intelligenten Datenvergleich an das LLM senden
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    Bei Abweichungen Daten über Abweichung, Extraktionsdaten und Dokument an eine benutzerdefinierte App im UiPath Action Center für Human-in-the-Loop-Review senden
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    Ohne Abweichungen oder nach menschlicher Überprüfung die Auftragsbestätigung im ERP-System ProAlpha anlegen

Vorteile

  • Einsparung von durchschnittlich ca. 5 Minuten manueller Bearbeitungszeit pro Bestellung, insgesamt Tausende von Personenstunden pro Jahr (geschätzte Einsparungen von ca. €150.000/Jahr bei Implementierungskosten <€50.000)
  • Reduzierte Fehlerrate durch ausschließliche Anzeige möglicher Abweichungen an menschliche Benutzer
  • Geringes Risiko von KI-Halluzinationen oder Fehlfunktionen durch strukturierte Ein- und Ausgabe sowie reinen Vergleich von im Kontext vorhandenen Daten

Herausforderungen

  • Komplexe End-to-End-Lösung
  • Robustheit (sicherstellen, dass Auftragsbestätigungen nicht verloren gehen, KI liefert manchmal nicht wohlformatierte Daten)
  • Viele Sonderfälle: unterschiedliche Beschreibungen, fehlende Artikelcodes, eine AB für mehrere Bestellungen, verschiedene Maßeinheiten, Kopfdaten in Artikeltabelle, lange Artikellisten (>100 Positionen)

Mögliche Erweiterungen

  • Direkte Kommunikation mit Lieferanten bei Abweichungen durch KI-generierte Nachrichten
  • Verfolgung fehlender Auftragsbestätigungen durch Integration in Purchase-to-Pay-Prozess
  • Vier-Wege-Abgleich mit Rechnung und Lieferschein für vollständige Dokumentation
  • Gleicher Ansatz für Drei-Wege-Abgleich ohne Auftragsbestätigung
  • Anbindung an weitere ERP-Systeme und E-Procurement-Plattformen
  • Optional: UiPath Document Understanding für Rechnungsdatenextraktion anstelle eines LLM verwenden